В каких программах 1с есть бюджетирование. Финансовое планирование и бюджетирование. Excel-подобный конструктор отчетов

В книге «Финансовое планирование и бюджетирование», серия 1С:Академия ERP» рассматриваются теория и практика финансового планирования и бюджетирования в коммерческих организациях. Вопросы автоматизации процесса бюджетирования и казначейских функций иллюстрируются на примере отечественной системы управления «1C:ERP Управление предприятием 2».

Финансовое планирование и бюджетирование являются неотъемлемой частью деятельности любой компании. Они обеспечивают прогнозирование деятельности, поддержку принятия управленческих решений, мотивацию и контроль работы подразделений и сотрудников.

Данное издание входит в серию «1С:Академия ERP», другие книги которой также рекомендуются к изучению для понимания процессов, протекающих в компаниях, и их взаимосвязи с финансовым планированием и бюджетированием. В изданиях серии теория иллюстрируется описаниями практических возможностей программных продуктов «1С». Классические определения сопровождаются скриншотами их конкретных реализаций в программе.

Книга адресована специалистам, участвующим в бюджетных процессах в качестве исполнителей, а также отвечающим за процессы бюджетирования на стороне компаний, специалистам по внедрению систем автоматизации и пользователям программных продуктов «1С:Предприятие».. Студенты и аспиранты, изучающие финансовые дисциплины, могут использовать данное издание для расширения и закрепления полученных знаний в области финансового планирования и бюджетирования и их автоматизации.

Глава 1. Что такое финансовое планирование и бюджетирование

Для чего нужно планировать

Основные понятия

Подходы к планированию

Глава 2. Системы автоматизации и их внедрение в компании

Зачем нужна автоматизация, если есть Excel как доступный инструмент

Системы автоматизации бюджетирования

Варианты внедрения системы автоматизации бюджетирования

Глава 3. Первые шаги построения бюджетной модели

Как начать планировать Бюджетные отчеты и ввод плановых данных

Переход от файлов Excel к автоматизации

Где и как получать фактические данные

Глава 4. Составление операционных бюджетов

Система взаимосвязанных бюджетов

Оперативные планы и их отражение в подсистеме бюджетирования

Глава 5. Составление мастер-бюджетов

Финансовые бюджеты и принцип двойной записи в бюджетной модели

Бюджет доходов и расходов

Бюджет движения денежных средств

Бюджет балансового листа

Глава 6. Бюджетный процесс

План подготовки бюджетов и его исполнение

Монитор бюджетных процессов

Формирование оповещений по электронной почте

Разграничение доступа и дата запрета редактирования

Бюджетирование в 1С:УПП в первую очередь необходимо для планирования и анализа деятельности предприятия. Оно позволяет строить практически любые отчёты, как плановые, так и фактические.

Бюджетирование в 1С:УПП – относительно замкнутая и обособленная от других подсистема в "1С:Управление Производственным Предприятием", живет своей отдельной жизнью:

• Имеет свои собственные документы и регистры учета, собственный план счетов;
• Имеет свою собственную методику отражения хозяйственных операций;
• Имеет свои собственные отчеты.

Бюджетирование в 1С:УПП находится как бы в стороне от общего учета. Эта подсистема позволяет с помощью описанных правил "затягивать" в себя информацию. Это может быть фактическая учетная информация или информация, влияющая на плановые данные. На самом деле факт и план в бюджетировании отличаются только одним – факт хранится с ПУСТЫМ сценарием. Затянуть фактические данные можно легко и просто документом "Учет фактических данных по бюджетам", а плановые "Расчётом по модели бюджетирования". Но для этого надо разобраться с "правилами", которые в 1С:УПП называются "источники данных для расчётов бюджетирования".

Они позволяют обратиться к любой подсистеме 1С:УПП, причём можно написать произвольный запрос.

Бюджетирование в 1С:УПП связано с другими подсистемами только через:

• Механизм подключения источников данных
• Несколько общих справочников (Например, для подсистем бюджетирования и объемно-календарного планирования используется единый справочник сценариев)

Специфика подсистемы бюджетирования в 1С:УПП отчасти определяется тем, что сам метод бюджетирования представляет собой симбиоз двух существенно различных методов: многовариантного планирования на будущее, и метода двойной записи, используемого в "посмертном" бухгалтерском учете.

Назначение подсистемы бюджетирование в 1С:УПП

• Планирование на любой период движения средств и финансового состояния компании в целом:

*В разрезе оборотов по статьям бюджетов

*В разрезе остатков по плану счетов бюджетирования

• Составление бюджетов компании:

*Бюджет доходов и расходов,

*Бюджет движения денежных средств,

*Прогнозный баланс,

*Другие оборотные бюджеты

• Контроль плановых и фактических данных:

*Анализ отклонений плановых и фактических данных

*На соответствие установленным целевым показателям

• Контроль расходования средств

* Соответствие текущих планов рабочему плану на период

* Анализ исполнения бюджетных заявок

• Составление сводной отчетности

Основные принципы организации хранения данных в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Для планирования деятельности есть три базовых сущности учета и анализа:

• Статьи оборотов

*Нужны для обозначения тех или иных финансовых операций, которые регистрируются при бюджетировании

• Центры финансовой ответственности (ЦФО)

*Определяют подразделения или иные бизнес-единицы, отвечающие за исполнение перечня бюджетных показателей

• План счетов бюджетирования

*Определяет структуру ресурсов предприятия, значимых для бюджетирования

Планирование в подсистеме бюджетирование в 1С:УПП

Планирование ведется для предприятия в целом, без учета деления на организации

Объектом планирования подсистемы бюджетирования в 1С:УПП является бюджетная операция. Для каждой операции может быть указана своя валюта.

Для каждого вида операции есть объект, который её описывает - статья оборотов по бюджетам.

Операции точно так же, как и в БУ изменяют состояние счетов. Только в подсистеме бюджетирование 1С:УПП это свой план счетов, который пользователь может настроить по своему усмотрению и проводки тоже настраивает пользователь для каждой статьи оборотов.

А уже из статей оборотов и счетов, расположенных в нужном порядке, формируются бюджеты, например, БДДС или БДР. Это позволяет, ввести один раз оборот по статье (Например, "Поступление оплаты от покупателей") и эта цифра попадёт сразу в несколько бюджетов.

Статьи оборотов могут быть зависимыми друг от друга. Например, если мы купили товар, то должны сделать оплату поставщику.

Планирование может быть детализировано по следующим аналитическим разрезам:

*В подсистеме бюджетирование в 1С:УПП организована поддержка сценариев планирования. Это дает:

• Возможность хранения вариантов и версий планов
• Возможность планирования с различной временной детализацией (день, неделя, месяц, квартал, год)
• Для каждого сценария есть возможность использования отдельной валюты и/или независимо редактируемой линейки курсов валют

*Для хранения информации о статьях оборотов используется справочник Статьи оборотов по бюджетам

При установке соответствующих флажков в статье оборотов настраивается ведение учета по количеству, сумме, контрагентам и номенклатуре. Дополнительно могут быть выбраны значения, которые будут использоваться системой в качестве значений по умолчанию: для количественного учета можно выбрать единицу измерения, для суммового учета – валюту, для учета по контрагентам – основного контрагента, для учета по номенклатуре - номенклатуру.

На закладке Проводки указывается способ отражения оборотов по статье на плане счетов бюджетирования. Вводятся счета и коэффициенты для получения значений суммы и количества в проводке на основании суммы и количества бюджетной операции. По этим данным формируются проводки при проведении бюджетной транзакции.

Одновременно может быть указано несколько проводок.

*Справочник Центры финансовой ответственности (ЦФО) предназначен для хранения информации о центрах финансовой ответственности – структурных подразделениях организации.

Для ЦФО можно указать его вид в справочнике Виды ЦФО.

*Ведение аналитики по Проектам позволяет увеличить степень детализации бюджетирования, сопоставлять в этом разрезе данные бюджетирования, объемно-календарного планирования и фактического учета.

Управление проектами в программе 1С:УПП устанавливается в настройках параметров учета.

*Ведение бюджетных операций по Контрагенту позволяет более точно указывать плановые обороты. Например, плановые обороты расходов денежных средств можно вести в разрезе поставщиков.

*В качестве разрезов аналитики Номенклатура используются элементы справочников Номенклатура и Номенклатурные группы, в зависимости от детализации сценария планирования. В бюджетировании в 1С:УПП не используется аналитика по характеристикам или сериям номенклатуры.

В 2013 году компания «1С» выпустила программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2». Эта программа на данный момент является флагманом среди систем управления предприятиями производства «1С».

«1С:ERP Управление предприятием 2» представляет собой комплексное решение для автоматизации, практически, всех областей деятельности предприятий любого масштаба.

Впервые программу производства «1С» можно рассматривать не только как надежную учетную систему, но и как современную систему УПРАВЛЕНИЯ предприятием. Такой подход предполагает возможность задать для предприятия некую единую политику управления и развития, а затем контролировать протекающие процессы на соответствие этой политике.

Общепризнанным инструментом стратегического управления предприятием является бюджетирование и планирование доходов / расходов / денежного потока / активов и обязательств. В то же время для контроля оперативной работы наиболее интересной и современной методикой управления является выстраивание системы сбалансированных показателей (BSC), которые превратят общую стратегию в набор инструментов мотивации персонала.

Эти механизмы присутствуют в «1С:ERP» с самых первых версий программы, они активно развиваются, но пока нет достаточной информации по их настройке и практическому применению. Этот вводный курс позволит читателю ознакомиться с данным функционалом программы.

Основная задача курса – создать у читателя целостную картину использования «1С:ERP» для получения практических бизнес-результатов.

Материалы курсы представляют собой определенные «конспекты», в которых нет детального разбора реквизитов каждого справочника / документа / отчета системы. В курсе не будут приводиться скриншоты программы. Это малоинформативно (картинка статична) и погружает читателя в ненужные технические детали. Для того чтобы улучшить восприятие учебных конспектов, к каждому разделу курса записано несколько видеолекций. Ссылки на видеолекции приводятся в конце глав и показывают реальные примеры работы с объектами программы. Вы можете повторить эти примеры, установив новую базу данных «1С:ERP» и проведя соответствующие настройки. Это позволит закрепить знания на практике.

При описании функционала программы всегда предварительно обозначается практический бизнес-результат, который будет получен при его использовании.

На кого ориентирован этот курс:

1. На руководителей и специалистов финансовых и планово-экономических подразделений.
2. На руководителей и специалистов ИТ подразделений, перед которыми стоит задача выбора системы комплексной автоматизации.
3. На директоров и владельцев предприятий, которые интересуются новыми инструментами управления.
4. На всех, кто интересуется планированием, бюджетированием и бизнес-анализом.

Какие проблемы предприятие сможет решить с помощью «1С:ERP», воспользовавшись материалами курса?

Предположим, что наше предприятие называется ООО «ПромТоргОпт», основным видом деятельности которого является производство металлоконструкций.

В работе предприятия есть ряд «трудных мест»:

1. Существенная часть управленческих решений принимается сиюминутно в «ручном» режиме, без понимания того, к чему это приведет в будущем.
2. Большинство управленческих решений является следствие «авторитета» инициатора, они зачастую рознятся и противоречат друг другу.
3. Управление ведется в «посмертном» режиме, когда можно лишь констатировать случившееся и постараться избежать похожих негативных событий в будущем.
4. Отсутствует стратегия дальнейшего развития предприятия.
5. Руководители подразделений не имеют адекватной мотивации, их работа не привязана к результату.
6. Расходы плохо соотносятся с его доходами.
7. Велика доля срочных платежей, что требует привлечения заемных средств, для устранения кассовых разрывов.
8. Существует большой объем ручной работы специалистов финансового департамента и планово-экономического отдела по контролю текущих закупок и платежей и подготовке отчетов для руководства предприятия.
9. Предприятию тяжело получить внешние инвестиции из-за того что процесс подготовки необходимой отчетности регулярно затягивается и данные отчетов не всегда верны.

Вот примерный перечень проблем, для работы с которыми предназначены подсистемы планирования, бюджетирования и контроллинга «1С:ERP».

Если взглянуть на возможности «1С:ERP» не вдаваясь в детали, то механизмы планирования и контроля программы выглядят следующим образом:

1. Есть фиксированный набор планов – план продаж, план производства/сборки, план закупок. Планы заполняются пользователями вручную или автоматически, на основе произведенных настроек. Планы имеют жестко заданную структуру хранимой информации. Планы могут взаимодействовать друг с другом (например, план продаж может служить основанием для плана производства, а план производства использоваться в закупках).
2. Планы могут служить основанием для документов продаж/производства/закупок.
3. Планы можно использовать для анализа достигнутых результатов и соответствующей мотивации сотрудников.
4. В дополнение к планам можно создать неограниченное количество бюджетов. Бюджет отличается от плана тем, что он в большей степени относится к финансовому управлению предприятием в целом, а не только к оперативному планированию отдельных видов товарных потоков/оплат.
5. На основании бюджетов могут быть заданы лимиты расходования денежных средств предприятия.
6. Также как и планы, бюджеты могут использоваться для анализа текущей деятельности (мы задали стратегию, а теперь следим за её исполнением).
7. Документы планов и бюджетов в процессе подготовки могут согласовываться ответственными лицами организации. Согласование может вестись как средствами «1С:ERP» (для простых вариантов согласования), так и с помощью конфигурации «1С:Документооборот» (для маршрутов согласования любой степени сложности).
8. Наряду с планами и бюджетами в программе можно определить набор целевых показателей (KPI) для ответственных лиц организации.
9. Целевые показатели позволяют перейти от общей стратегии (планов и бюджетов) к мотивации конкретного сотрудника, так чтобы увязать его работу с работой других людей и в итоге получить тот результат, который обозначен в стратегии

Это описание пока не отражает возможностей применения этих механизмов программы на практике. У читателя могут возникнуть вопросы, например: «Когда нужно использовать планы, а когда бюджеты? Можно ли отказаться от бюджетирования и использовать только целевые показатели/планы?» и т.д.

Ниже приведен ряд рекомендаций, которые основаны на применении программы в проектах автоматизации. Рекомендации в достаточной степени субъективны (вы можете задействовать программу и по-другому), но позволят перейти от сухой теории к практике.

Механизмы планирования удобно использовать для количественного планирования потоков товаров и работ. Например, если необходим какой-то документ-стратегия в качестве основания для заполнения документов производства / закупок, то используется подсистема планирования.

Механизмы бюджетирования используются для формирования финансовых планов предприятия.

1. Профильные службы предприятия формируют план продаж в натуральных показателях – в количестве (объеме) номенклатуры.
2. На основании плана продаж формируется план закупок – тоже в натуральных показателях.
3. Планы продаж и закупок переносятся в соответствующие бюджеты продаж и закупок, данные планов укрупняются (до видов номенклатуры / видов деятельности и т.п.) и используются фин. отделом для создания мастер бюджетов предприятия – бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, прогнозного баланса.
4. Информация из бюджетов используется для определения лимитов платежей. Лимиты, в свою очередь, используются для оперативного управления закупками.

То есть у нас есть специализированный план для специализированных нужд (продажи/закупки), у нас есть бюджеты любой необходимой формы, у нас есть лимиты - инструмент ограничения расходов, увязанный с планом и бюджетами.

Плюсом такого подхода является зонирование – каждая служба отвечает за те планы, которые относятся к её зоне ответственности, и работает с той детализацией информации, которая ей необходима.

Кроме того планы, в отличие от бюджетов, уже имеют нужную специализацию – здесь есть достаточно удобные инструменты для заполнения планов на основании исторических данных, удобно заполнять планы на основании друг друга и т.д.

Бюджетирование и планирование всегда имеют определенную периодичность, из-за этого анализ их исполнения характеризуется определенной «посмертностью»: мы закрыли очередной отчетный период и теперь можем сравнить фактические результаты нашей деятельности с плановыми величинами.

Но что делать, если мы хотим контролировать ситуацию «on-line», видеть текущий процент выполнения плана, тренд на конец периода?

Здесь поможет мониторинг целевых показателей.

Этот функционал программы позволяет задать набор неких «индикаторов» текущего состояния дел (KPI), с их помощью вы можете:

1. Контролировать выполнение планов on-line,
2. Анализировать динамику (сравнивать текущие значения KPI со значениями прошлых периодов),
3. Анализировать тренд – что мы получим на конец периода при текущей интенсивности работ.

Информация о KPI может выводиться как в табличном, так и в графическом виде (диаграммы, графики). Данные KPI могут быть сразу расшифрованы соответствующими оперативными отчетами (например, из KPI «Продажи» можно сразу перейти в отчет по реализации).

Подсистема мониторинга целевых показателей предназначена для реализации в программе широко известной методике менеджмента «Система сбалансированных показателей (BSC)».

Такой подход позволяет перейти от глобальных планов/бюджетов к конкретным задачам каждого ответственного лица – что он должен делать, в каком объеме для того чтобы предприятие достигло стратегических целей.

Дальнейшее описание возможностей программы будет вестись на примере абстрактного предприятия ООО «ПромТоргОпт».

Проблемные места предприятия были озвучены во вводной части курса. Для того чтобы исправить сложившуюся ситуацию принято решение внедрить на предприятии «1С:ERP».

Для проекта автоматизации были определены следующие этапы работ:

1. Автоматизация текущей деятельности организации (продажи/закупки/документооборот/банк/касса).
2. Автоматизация казначейства – краткосрочное планирование и контроль денежного потока.
3. Разработка и внедрение инструментов планирования и бюджетирования организации.
4. Мониторинг текущего состояния дел через установку ключевых показателей эффективности в зонах ответственности руководителей предприятия, увязка планов и результатов.

Описание возможностей программы по автоматизации текущей (оперативной) деятельности предприятия находится за пределами этого курса, поэтому предполагается, что в «1С:ERP» на данный момент уже есть следующая информация:

1. Заполнены основные справочники системы (номенклатура, партнеры-контрагенты, договоры и т.д.).
2. Внесены начальные остатки материальных запасов, взаиморасчетов и т.д..
3. Оперативно вносятся документы продаж/закупок/производства.
4. Вносятся банковские и кассовые документы.
5. Ведется кадровый документооборот, расчет зарплаты.
6. Рассчитывается себестоимость.

Текущим этапом работ является автоматизация оперативного управления денежным потоком – казначейство.

Решение "ИТРП:Бюджетирование и финансы" – это дополнение к типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия 8", предназначено для создания автоматизированной системы финансового планирования и бюджетирования

В текущих кризисных условиях точное и оперативное планирование финансового состояния предприятия и управление денежными средствами приобретает особо важное значение. Предлагаемое решение позволяет быстро и с небольшими затратами внедрить функционал бюджетирования на предприятиях, уже использующим продукт "1С:Бухгалтерия предприятия 8" для ведения бухгалтерского учета. Функциональность решения описана ниже.

По возможностям продукт представляет собой значительно расширенную функциональность подсистемы "Бюджетирования" продукта "1С:УПП", и является конструктором с широчайшими возможностями настройки ведения управленческого учета и финансового планирования. В частности, упрощена настройка связи с фактическими данными, добавлена возможность использования произвольной аналитики бюджетирования, реализована мощная система формирования управленческой отчетности и бюджетных форм. Функционал управленческой отчетности позволяет разрабатывать сложные отчеты с фиксированной и динамической структурой (по данным подсистем бухгалтерии и бюджетирования) без использования режима конфигуратора!

Решение полностью интегрируется с конфигурацией "1С:Бухгалтерия 8" на уровне НСИ и документов, путем сравнения и объединения конфигураций.

Предлагаемое решение представляет собой адаптированную для "1С: Бухгалтерия 8" подсистему бюджетирования из нашего продукта ERP-класса "ИТРП:Процессное производство 8".

Количество пользователей не ограничивается лицензиями (продукт не лицензируется).

Функциональность продукта "ИТРП: Бюджетирование и финансы"

Бюджетирование по любому количеству фирм - бизнес-единиц (организаций).

Бюджетирование по любому количеству сценариев.

Гибкая система-конструктор, формирование произвольных бюджетов, настройка иерархических зависимостей показателей.

Архитектура:

o Прогнозный баланс (Российский план счетов по умолчанию).
o Плановые обороты показателей в разрезе аналитики.
o Настройка иерархической взаимозависимости показателей.
o Настройка шаблонов проводок для показателей.

Бюджетирование по "Показателям деятельности". Показатели детализируются произвольно настраиваемой аналитикой (любыми справочниками учетной системы), в т.ч. отдельными справочниками "Статьи движения денежных средств (ДДС)", "Статьи бюджета доходов и расходов (БДР)". Не требуется отдельная настройка источников данных для каждого показателя (показатель – аналог статьи оборотов в УПП).

Отдельные измерения бюджетирования – ЦФО и Проекты.

Произвольная аналитика бюджетирования, 5 субконто на плане счетов "Бюджетирование".

Возможность использования произвольных классификаторов - аналитики бюджетирования, увязка позиций классификатора с позициями ключевых справочников системы (Статьями затрат, Прочие доходы и расходы и т.д.).

Хранение документов фактических хозяйственных операций (ссылок) из учетной подсистемы в проводках и оборотах подсистемы бюджетирования по пустому сценарию. Анализ фактических показателей в разрезе первоисточников – документов хозопераций.

Матричные, гибко настраиваемые формы ввода бюджетов (аналогичные Excel) через документ. Например, по строкам – аналитика, по колонкам – периоды. В ячейках – вводятся значения показателей.

Контроль бюджетов по целевым значениям и по лимитам, оперативно при вводе документов (бюджетных операций и Заявок на расход ДС) и через отчеты.

Расчеты по моделям, хранение моделей как отдельной настройки и автопересчет всех документов моделей при изменении модели.

Копирование данных бюджетирования.

Актуализация бюджета с возможностью переноса отклонений.

Несколько видов бюджетов:
o динамические бюджеты: Остатки, обороты, остатки и обороты, формульные показатели в бюджетах (вычисляемые ресурсы). План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.
o Фиксированные бюджеты: настраиваемая иерархическая структура в разрезе произвольных аналитик: оборотов показателей, оборотов и остатков по счетам, формульные (вычисляемые) ресурсы. План-фактный анализ любой настроенной формы бюджета и сравнение между сценариями.

Произвольные управленческие отчеты (могут использоваться также как формы бюджетов):
o Фиксированный отчет – формирование отчетов с произвольной структурой, без настройки в конфигураторе.
o Произвольный табличный отчет – настраивается в режиме 1С табличный документ, в ячейки которого по формулам извлекаются произвольные данные из базы данных 1С (любой подсистемы, в т.ч. подсистемы бюджетирования).

Позволяет легко настраивать формы отчетности с произвольной нерегулярной жесткой структурой, не укладывающейся в функциональность построителя отчетов и системы компоновки данных.

Все отчеты (бюджеты) реализованы на системе компоновки данных.

Панель функций 1С:Бухгалтерия 8, закладка "Бюджетирование". Эта закладка появляется после загрузки загрузки "ИТРП:Бюджетирование для бухгалтерии предприятия 8".

Документ "Бюджетная операция".

Один из инструментов формирования отчета – "Фиксированный отчет". Заполнение отчета – по настроенным "Источникам данных".

Форма настройки фиксированного отчета (настройка колонок отчета и данных в колонках)

Произвольный табличный отчет – разрабатывается непосредственно в режиме "1С-предприятие". Заполнение отчета – по настроенным "Источникам данных".

Бюджетирование - это современный инструмент управления, направленный на построение на предприятии единой системы среднесрочного планирования, контроля и анализа затрат, доходов и финансовых результатов.

В результате бюджетирования составляется совокупность финансовых планов, согласованных между собой:

• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• бюджет доходов и расходов (БДР);
• прогнозный баланс;
• оборотные бюджеты для отдельных подразделений и для отдельных видов деятельности предприятия.

Бюджеты могут составляться как на ближайшие месяцы (текущее или уточненное планирование), так и на более длительные периоды времени (стратегическое или укрупненное планирование).

Бюджетирование выполняет следующие функции:

• экономический прогноз;
• контроль результатов деятельности предприятия;
• средство координации деятельности подразделений предприятия;
• основа для принятия решений по развитию предприятия.

Подсистема бюджетирования в 1С:УПП включает функции финансового планирования, учета и контроля доходов и расходов как на уровне предприятия в целом так и на уровне ЦФО. Данная подсистема позволяет анализировать как прогнозируемые, так и фактические данные бюджетирования.

Планирование в подсистеме "Бюджетирование" конфигурации 1С:УПП ведется с помощью бюджетных операций. "Бюджетная операция " похожа на проводку бухгалтерского учета. Главное различие между ними заключается в том, что бухгалтерская проводка отражает уже свершившееся событие хозяйственной жизни предприятия, а бюджетная операция отражает будущее событие или несколько будущих событий.

Для группового ввода, когда бюджетные операции имеют несколько одинаковых параметров, используется обработка "Пакетный ввод бюджетных операций ". Для ускорения ввода бюджетных операций в документе "Установка зависимостей оборотов по статьям " можно указать каким образом сумма по зависимой статье зависит от влияющей. Тогда после ввода оборота влияющей статьи обороты по зависимой статье будут введены автоматически без использования дополнительной бюджетной операции. Документ "Расчет по модели бюджетирования " предназначен для автоматического формирования группы движений по статьям бюджетов на основании сложных расчетов и распределений, одновременно заменяя собой группу бюджетных операций. Обработка "Копирование данных бюджетирования " позволяет перенести данные планирования прошлых периодов в будущий либо без изменений, либо с указанным изменением. При этом переносятся как документы "Бюджетная операция", так и "Расчет по модели бюджетирования".

Данные подсистемы "Бюджетирование" хранятся в информационной базе в двух различных представлениях:

• обороты по статьям бюджета (записываются в регистр накопления "Обороты бюджетов");
• проводки по счетам плана счетов бюджетирования.

Все данные подсистемы формируются и хранятся в разрезе сценариев планирования . Сценарность планирования позволяет:

• формировать и сравнивать варианты одних и тех же бюджетов (например, оптимистический и пессимистический);
• формировать бюджеты на периоды времени разной продолжительности, от года до дня;
• вести учет и анализ фактических данных при помощи механизмов бюджетирования.

Плановые данные в подсистеме могут формироваться в разрезе неограниченного количества сценариев. Фактические данные после трансляции их в подсистему хранятся без указания сценария. Именно хранение фактических данных в разрезе отдельного, пустого сценария позволяет анализировать их при помощи отчетов подсистемы "Бюджетирование".

Обороты бюджетов, как по плановым, так и по фактическим данным, могут храниться в разрезах:

• статей оборотов;
• проектов;
• контрагентов;
• номенклатуры.

Статья оборотов является обязательным аналитическим разрезом. Указание статьи оборотов обязательно как при формировании бюджетной операции, так и при трансляции фактических данных. Статьи оборотов определяются пользователями подсистемы бюджетирования и вносятся в справочник "Статьи оборотов по бюджетам ", относящийся к этой подсистеме.

ЦФО и проект являются необязательными аналитическими разрезами. ЦФО и проект рекомендуется по мере возможности указывать для каждой бюджетной операции, а также при трансляции всех фактических данных в подсистему бюджетирования. Но если такой возможности нет, бюджетная операция может быть задана без указания этих аналитик. ЦФО выбирается из справочника "Подразделения"; проект выбирается из справочника "Проекты". Оба эти справочника в равной мере относятся как к подсистеме бюджетирования, так и к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. Это значит, что справочники заполняются пользователями различных подсистем таким образом, чтобы обеспечить удобство ввода и сопоставимость данных бюджетирования и фактических данных.

Контрагент и номенклатура также являются необязательными аналитическими разрезами. Однако их рекомендуется указывать в оборотах только по определенным статьям. Это значит, что для каждой статьи оборотов определяется возможность разделения (учета) по контрагентам и номенклатуре. Контрагент и номенклатура выбираются из одноименных справочников. Эти справочники относятся к подсистемам, обеспечивающим учет фактических данных. В подсистеме бюджетирования они используются, но как правило не заполняются.

Перечень аналитик, обязательность и возможность их указания определяется технологией формирования бюджета. В первую очередь разрабатывается структура бюджетов, т.е. перечень статей оборотов. Поэтому статья оборотов является обязательной аналитикой бюджетной операции.

Перечень видов субконто плана счетов бюджетирования совпадает с перечнем аналитик, определяемых для оборотов бюджета.

Для каждого счета плана счетов бюджетирования может быть указано до трех субконто. Выбор субконто для каждого из счетов полностью определяется пользователями подсистемы.

Таким образом, подход к определению аналитик проводок бюджетирования более гибкий, чем к определению аналитик оборотов бюджета. Такой подход объясняется тем, что проводки по плану счетов бюджетирования, как правило, формируются не самостоятельно, а автоматически, в момент формирования оборотов по бюджету. При этом значения субконто по счетам, участвующим в проводке, заполняются также автоматически теми аналитиками, которые указаны в бюджетной операции (при трансляции фактических данных).

Это значит, что для счета плана счетов бюджетирования целесообразно задавать аналитику либо совпадающую с аналитикой статей оборотов, в шаблонах которых указан счет, либо менее подробную. При указании для плана счетов аналитик, которые заведомо не будут указаны в обороте по бюджету, соответствующие субконто в проводке не будут заполнены. Таким образом, жесткий контроль за перечнем субконто счета не имеет смысла.

В подсистеме бюджетирования предусмотрен контроль оборотов по статьям бюджета . Контролируемые значения бывают 2-х типов - ограничивающие и целевые. При установленных целевых показателях система проинформирует пользователя об их достижении. При установке ограничивающих показателей система призвана проверять превышение лимитов, установленных для статей бюджета. Например, таким образом реализована система контроля оборота денежных средств. Если при проведении заявки на расходование денежных средств происходит превышение суммарных оборотов по установленным значениям аналитики, то выводится соответствующее сообщение и процедура проведения блокируется. Установка контролируемых значений проводится документом "Контролируемые значения по бюджетам ". Документ может регистрировать как непосредственные значения показателей, так допустимые отклонения от величин показателей. Для анализа ситуации по контролируемым показателям предназначен отчет "Контролируемые значения по статьям оборотов ".

Для план-фактного анализа исполнения бюджетов недостаточно отражения свершившихся хозяйственных операций в подсистемах учета фактических данных. Фактические данные должны быть отражены также в подсистеме "Бюджетирование", для них должны быть определены обязательные, а в случае необходимости и необязательные аналитики бюджетирования. Учет фактических данных в подсистеме "Бюджетирование" всегда ведется в рамках пустого сценария. К обязательным аналитикам фактических данных относятся статья оборотов, период, а также для статей оборотов, по которым ведется суммовой учет, - валюта.

Для данных финансового планирования периодичность определяется сценарием. Для фактических данных сценарий не указывается. Фактические данные могут быть сопоставлены с данными бюджета, сформированными в рамках сценария любой периодичности, поэтому для фактических данных в подсистеме бюджетирования поддерживается минимальная из возможных для сценариев периодичность - день.

Фактические данные вносятся в подсистему при помощи документа "Учет фактических данных по бюджетам ". Этот документ может быть заполнен вручную данными, полученными из отчетов учетных подсистем. Однако штатным режимом является автоматическое заполнение документа. Для возможности автоматического заполнения оборотов по статье бюджета необходимо задать для этой статьи источники для получения фактических данных. Такие источники настраиваются по разделам учета, к которым относятся транслируемые в подсистему данные. При настройке источника следует определить необязательные измерения бюджетирования, в разрезе которых должны транслироваться фактические данные, и настроить связь с этими измерениями бюджетирования. Независимо от границ отбора данных, установленных для источника, обороты фактических данных будут формироваться за тот период, который указан в документе "Учет фактических данных по бюджету". Такой расчет фактических данных позволяет использовать один и тот же источник для расчета плановых и фактических данных подсистемы бюджетирования.

При проведении документа формируются обороты по статьям и аналитикам бюджетирования, указанным в документе, и проводки по счетам плана счетов бюджетирования, соответствующие сформированным оборотам. Счета по дебету и кредиту проводок определяются шаблонами, заданными для статей оборотов; субконто определяются аналитиками сформированных оборотов бюджета.

Обороты по зависимым статьям при проведении документа не формируются. Для учета фактических данных в подсистему следует транслировать данные по всем статьям оборотов.

Подсистема "Бюджетирование" позволяет формировать неограниченное количество бюджетов на любые периоды. Все бюджеты, независимо от вида бюджета, формируются по одинаковым принципам:

• Автоматизированный расчет по предварительно настроенным источникам данных. В качестве источников данных могут выступать все без исключения регистры системы, обороты по любому из планов счетов (бухгалтерский, налоговый, МСФО, бюджетирования).
• Ручной ввод бюджетных операций.
• Комбинированное заполнение. Например, суммы бюджета по некоторым статьям рассчитываются, а по некоторым вводятся вручную; или сумма по статье бюджета вносится вручную и автоматически распределяются по ЦФО или проектам.
• Автоматическое формирование бюджетных операций по зависимым статьям бюджета при ручном или автоматизированном формировании оборотов по влияющим статьям.

С помощью подсистемы "Бюджетирования" возможно проводить управленческий и финансовый анализ данных бюджета и фактических данных при помощи одних и тех же отчетов. Анализ данных бюджета возможен сразу же после формирования бюджета.

Система 1С:УПП дает пользователю широкие возможности настройки получения отчетных данных. Примером отчета, конструируемого пользователем может служить "Отчет по бюджету ", структура которого собирается пользователем из остатков по счетам бюджетирования и оборотов по статьям. Другой пример - "Финансовый расчет ", который является конструктором расчета показателей. Формируя состав строк отчета пользователь сам выбирает вид показателя для этой строки: остаток или оборот по данным подсистемы бюджетирования, источник фактических данных или расчет по другим строкам отчета (можно указать формулу).

Правильно организованная система бюджетирования дает ответ на вопрос "как достичь поставленных целей предприятия, опираясь на контролируемые показатели". Выбрав в качестве системы автоматизации расчёта бюджетов подсистему бюджетирования в "1С:Управлении производственным предприятием 1.3", можно с уверенностью сказать, что она позволит планировать деятельность предприятия, рассчитывать, достигаются ли цели предприятия при тех или иных плановых показателях, автоматически отслеживать выполняются ли планы и при необходимости их оперативно корректировать. Это позволит руководителю даже в период экономического кризиса добиваться стратегических целей в финансовой политике компании.