Списание недостачи при инвентаризации: проводки. Типовые бухгалтерские проводки при недостаче материалов Из за чего в 1с недостачи денег

Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей на складах с данными, отраженными в документах. Случаи, когда инвентаризация является обязательной, предусмотрены нормами бухгалтерского учета. Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.

Все предприятия, фиксирующие информацию о своей деятельности с помощью отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию товаров не реже 1 раза в год.

Оформление инвентаризации

Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:

• Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
• Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
• Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
• Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.

Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».

В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».

В открывшемся поле, надо указать основные параметры:

• Номер;
• Время и дату;
• Реквизит «ответственное лицо».

Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.

Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».

Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.

После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.

Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:

• Период проведения;
• Документ-основан ие;
• Номер и дату документа-основа ния;
• Причина проведения инвентаризации.

На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.

Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.

Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».

Важно: В случае необходимости следует заполнять дополнительные документы по результатам сделанных инвентаризаций в 1С, например, ведомость по форме ИНВ-26.

Оприходование товарно-материал ьных ценностей

Если среди товаров, которые необходимо было инвентаризироват ь, обнаружены излишки, то согласно нормам бухгалтерского учета их приходуют. В программе 1С Предприятие для этих целей имеется документ, который вводится на основании инвентаризации товаров с положительным отклонением, имеющихся фактических остатков от учетных данных.

Создать документ можно, нажав кнопку «Ввести на основании» и выбрать из списка «Оприходование товаров».

Начать заполнение документа нужно с ввода номера, даты и подбора статьи доходов. По общей практике излишки относятся к прочим доходам.

Созданный документ заполняется двумя способами:

• В ручном режиме через кнопку «Добавить»;
• Автоматически через нажатие кнопок «Заполнить», «Заполнить по инвентаризации».

Автоматический перенос заполняет все колонки таблицы. При ручной корректировке сделать работу поможет установка типа цены (цена покупки, цена продажи, средняя учетная цена и т. д.).

Печатная форма документа выводится при нажатии кнопки «Накладная на оприходование товаров». Табличную часть накладной можно изменить в справочнике форм документов с помощью администратора.

Для проверки корректности хозяйственной операции используется кнопка «Дт/Кт», с помощью которой выводится новая закладка с проводками по этой операции.

Важно: Налогом облагаются все выявленные излишки по товарно-материал ьным ценностям, поэтому не забудьте учитывать положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.

Списание материалов

Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.

Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».

Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.

Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».

Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:

• Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
• Произвольная форма-реестр накладной на списание.

При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».

Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:

• 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
• 73 счет, если есть виновные лица;
• 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
• 99 в остальных случаях.

Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.

Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?

• Перед проведением инвентаризации в 1С необходимо проверить в журналах корректность ввода всех первичных документов по движению ТМЦ. К ним относятся все виды накладных: на поступление, на списание, на возврат.
• Сформировать оборотно-сальдов ые ведомости по счетам учета, чтоб определить сумму остатков товаров на складе, в общем, по предприятию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета, должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то номенклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационн ой ведомости.
• Инвентаризацию в 1С лучше проводить отдельно по каждому складу и по каждому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии отклонений выявить их причину будет проще.
• Зачет излишков при пересортице товаров возможен в редких случаях. Корректировка проводится при условии выявления недостачи и излишка за один и тот же период, по одному и тому же ответственному лицу и по аналогичным товарам в равном количестве.

Ниже показаны варианты списания товара со склада в 1С 8.3.

Какие бывают причины для списания товара:

1. Порча товара. Недостача товара. Бракованный товар. Испорченный или утерянный продукт необходимо списывать и учитывать сумму списания для вычета с материально-ответственных лиц. Сюда же входит и списание брака в торговле. Чтобы оформить такой вид списания в программе есть блок «Списание недостач товаров».
2. Списание ТМЦ/эксплуатация. В результате списания торгово-материальные ценности снимаются с учета, но материалы, которые были переданы в эксплуатацию, числятся на балансовом счете. Их можно или окончательно списать или вернуть в эксплуатацию оформив необходимые документы.
3. Бесплатная передача товара или списание на внутреннее потребление.

Как списать испорченный товар

Проведя инвентаризацию и выявив недостачу, порчу товара или бракованный товар, его списывают на потери. Для отражения таких операций списания в 1С ERP разработан документ «Списание недостач товаров».

Чтобы создать новый документ, в котором можно будет списать испорченный товар, заходим в подсистему «Склад и доставка» и в командной панели выбираем «Создать/Списание недостач товаров».

Заполняете ключевые поля: организацию, статьи расходов, перечисляете товар, который списываете.

Выбранная статья расходов – это ключевое поле документа. Именно по статье расходов настраиваются правила отображения операции, способы распределения, и другие показатели.

Списание ТМЦ в 1С ERP на расходы

Этот вид списания товара оформляется с помощью документа «Внутреннее потребление товаров/Списание на расходы». Также в этом же документе оформляются дополнительные расходы, в том числе и первоначальная стоимость основных средств.

Чтобы создать этот документ заходите в «Склад и доставка», там нажимаете на «Внутренние документы (все)» и в открывшейся форме выбираете «Создать». В контекстном окне выбирает «Внутреннее потребление товаров» и «Списание на расходы».

В этом документе статью расходов указываете построчно, и, по необходимости, уточняете счет списания товара.

Передача в эксплуатацию торгово-материальных ценностей

Для передачи ТМЦ в эксплуатацию используется документ проводки «Внутреннее потребление товаров», с видом операции – «Передача в эксплуатацию».

Работа с документом аналогична представленной выше, с разницей в выборе хозяйственной операции. Когда вы выбираете «Передача в эксплуатацию», то открываются дополнительные поля для заполнения – материально-ответственное лицо и категория эксплуатации. Когда документ отражен в учете, ТМЦ списывается и учет подобных материалов дальше ведется на забалансовом счете МЦ.04.

Как видим, 1С ERP обладает исчерпывающим инструментарием, необходимым в процессе списания товаров и материалов. При этом работа с ПО простая и понятная.

Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .

Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Выявление недостачи материалов	Сумма недостачи	Инвентаризационная опись ИНВ-3 Сличительная ведомость ИНВ-19 Бухгалтерская справка-расчет

Проводки по потере материалов в границах нормы

Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Списание недостачи в пределах норм, когда существует резерв на списание потерь		Бухгалтерская справка-расчет
		Списание недостачи в пределах норм, когда отсутствует резерв на списание потерь	Сумма недостачи в пределах норм	Бухгалтерская справка-расчет

Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо

При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.

Проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
		Списание потери материалов за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости	Сумма недостачи в пределах балансовой стоимости материалов	Бухгалтерская справка-расчет
		за счет виновного лица сверх нормы в пределах балансовой стоимости, когда сумма ко взысканию больше рыночной стоимости потерь	Разница между объемом взыскания и стоимостью в балансе	Бухгалтерская справка-расчет

Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках

Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.

Организации (ИП) самостоятельно определяют порядок и сроки проведения инвентаризации денежных средств в кассах (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, ч. 1, 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

При проверке фактического остатка денег в кассе сравниваются показатели счетчика кассового аппарата, книги кассира-операциониста и кассовой книги (п. 3.39-3.43 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Пример

Организация ООО "Швейная фабрика" проводит инвентаризацию денежных средств в кассе. При инвентаризации выявлено расхождение: фактически наличных денежных средств в кассе на 10,00 руб. меньше остатка по данным учета. Недостача относится на материально ответственное лицо - кассира организации.

1. Отражение в учёте суммы недостачи

Для выполнения операции 1.1 "Отражение в учете суммы недостачи" необходимо создать документ Выдача наличных с видом операции "Прочий расход".

Создание и заполнение документа "Выдача наличных" (рис. 1):

1. Меню: Банк и касса - Касса - Кассовые документа.

2. Кнопка "Выдача".

3. Вид операции "Прочий расход".

5. В поле "Сумма" укажите сумму недостачи.

6. В поле "Счет дебета" выберите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

7. Поля "Выдано (ФИО)" и "По документу" оставьте пустыми.

8. В поле "Основание" укажите содержание хозяйственной операции.

9. В поле "Приложение" укажите реквизиты акта инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма ИНВ-15).

10. Кнопка "Провести".

Для составления печатного бланка расходного кассового ордера по форме КО-2 нажмите на кнопку "Расходный кассовый ордер (КО-2)".
Рис. 1

Результат проведения документа "Выдача наличных" (рис. 2):

Для просмотра проводок документа нажмите кнопку "Показать проводки и другие движения документа".

Рис. 2

Для завершения оформления кассовых операций в конце дня необходимо сформировать отчет "Кассовая книга".

2. Недостача отнесена на виновное лицо

Для выполнения операции необходимо создать документ Операция.

Создание и заполнение документа "Операция" (рис. 3):

1. Меню: Операции - Бухгалтерский учет - Операции, введенные вручную.

2. Кнопка "Создать".

3. Выберите вид документа "Операция".

4. В поле "от" укажите дату инвентаризации.

5. В поле "Содержание" введите содержание операции.

6. Для создания новой проводки в табличной части нажмите кнопку "Добавить".

7. В поле "Дебет" выберите счет 73.02 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Далее заполните поле "Субконто1 Дебет", выбрав из справочника "Физические лица" лицо, признанное виновным в недостаче.

8. В поле "Кредит" выберите счет выберите счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

9. В поле "Сумма" необходимо заполнить сумму недостачи, отнесенную на виновное лицо.

10. В поле "Содержание" укажите содержание операции.

11. Поля "Сумма Дт" и "Сумма Кт" в строке "НУ" автоматически заполняются значением, указанное в колонке "Сумма".

12. Кнопка "Записать".

13. Для вызова печатного бланка бухгалтерской справки используйте кнопку "Бухгалтерская справка".

Рис. 3

Инвентаризация денежных средств на расчетном счете (выявлены излишки)

Расчетные счета предназначены для хранения и движения денежных средств в валюте Российской Федерации. На валютном счете хранятся денежные средства в иностранных валютах.

Согласно ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) активы и обязательства экономического субъекта подлежат инвентаризации.

Инвентаризация соответствующих объектов проводится с целью выявления расхождений между фактическим наличием таких объектов и данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона о бухучете).

В ряде случаев проведение инвентаризации является обязательным и устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (ч. 3 ст. 11 Закона о бухучете). При этом перечень случаев обязательного проведения инвентаризации в новом Законе о бухучете отсутствует.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков (конечным сальдо по выпискам банков) (п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Также, при инвентаризации средств на расчетном счете проверяется тождественность оборотов по дебету и по кредиту счетов данным, которые содержатся в выписках кредитных организаций. Остаток денежных средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен быть равен остатку средств на начало периода в следующей выписке.

Пример

Организация ООО "Швейная фабрика" проводит инвентаризацию денежных средств на расчетном счете. При инвентаризации выявлено расхождение: остаток на счете по учетным данным на 60,00 руб. меньше остатка согласно банковской выписке.

1. Отражение в учете суммы расхождения

Для выполнения операции 1.1 "Отражение в учете суммы расхождения" необходимо создать документ Поступление на расчетный счет с видом операции "Прочее поступление".

Создание и заполнение документа "Поступление на расчетный счет" (рис. 5):

1. Меню: Банк и касса - Банк - Банковские выписки.

2. Кнопка "Поступление".

3. Вид операции документа "Прочее поступление".

4. В поле "от" укажите дату инвентаризации.

5. В полях "Вх. номер" и "Вх. дата" можно указать номер и дату инвентаризационной описи.

6. В поле "Банковский счет" выберите расчетный счет, на котором выявлено расхождение.

7. В поле "Сумма" укажите сумму расхождения.

8. В поле "Счет кредита" выберите счет 91.01 "Прочие доходы".

9. В поле "Прочие доходы и расходы" укажите статью из справочника "Прочие доходы и расходы" с видом "Прочие внереализационные доходы (расходы)".

10. В поле "Статья ДДС" выберите статью из справочника "Статьи движения денежных средств" с видом "Прочие поступления".

11. Поля "Плательщик", "Счет плательщика", "Реализуемые активы" и "Назначение платежа" для данной операции поступления на расчетный счет не заполняются.

12. Кнопка "Провести".

Рис. 4.

Результат проведения документа "Поступление на расчетный счет" (рис. 5):

Для просмотра проводок нажмите кнопку "Показать проводки и другие движения документа".

В организациях периодически проводятся инвентаризации. Они нужны для того, чтобы получить актуальные остатки того или иного товара. Так же инвентаризация позволяет сверить фактические данные с данными по бухучету в программе.

Бывают случаи, когда подобная сверка остатков позволяет выявить кражи среди материально ответственных лиц.

После проведения инвентаризации в 1С 8.3 недостачу можно списать, а излишек . Для всей этой последовательности действий и отражения ее в учете существуют специальные документы, заполнение которых мы рассмотрим далее.

Начнём с проведения самой инвентаризации. Для этого следует воспользоваться одноименным документом в разделе программы «Склад».

Документ достаточно прост в заполнении. Первым делом укажем все необходимые реквизиты шапки.

Предположим, что на торговом складе магазина №23 31 марта 2016 года была проведена инвентаризация. Ответственное лицо можно не указывать, как это мы и сделали, но при необходимости заполните его.

Для удобства заполнения перечня товаров вы можете воспользоваться пунктом «Заполнить по остаткам на складе» из меню «Заполнить», как показано на изображении ниже. В любом случае, табличную часть вы можете заполнить и вручную, если, например, при инвентаризации на складе обнаружен товар, которого на остатках вообще нет.

Мы не стали усложнять пример и воспользовались только автоматическим заполнением. Программа «нашла» на складе только 127 единиц Шоколада 95%. Предположим, что данное количество не совпадает с действительностью, и мы не досчитались семи плиток.

В колонку «Факт» внесем, что по факту на складе находится лишь 120 единиц шоколада 95%. Теперь в табличной части автоматически был произведен некоторый пересчет.

В колонке «Отклонение» отобразилось количество «-7», которое выделено красным. Такой цвет означает недостачу товара. Так же в зависимости от количества, которое учтено в программе и фактического количества, рассчитались соответствующие суммы товара с учетом цены.

При проведении данный документ не создает никаких движений по бухгалтерскому учету. Из него можно распечатать все необходимые отчеты, например по формам ИНВ-3, 22, 19. Отражение в учете факта отклонения можно сделать при помощи и оприходования товаров в зависимости от того, недостача это или излишек. Эти документы создаются как самостоятельно, так и на основании инвентаризации.

Видео по заполнению карточки инвентаризации:

Списание товаров

Продолжим рассмотрение предыдущего примера. В ходе проведенной инвентаризации было выяснено, что в торговом зале магазина №23 произошла недостача 7 плиток шоколада 95%. Это количество необходимо списать со склада, ведь его попросту нет.

Для этого воспользуемся . Мы создали его на основании ранее введенной инвентаризации.

Обратите внимание , что документ полностью заполнился автоматически. Несмотря на то, что программа дает нам возможность его отредактировать, делать этого мы не будем.

После проведения документа было создано два движения: по списанию семи плиток шоколада 95% и по списанию торговой наценки. Вторая проводка была создана по причине того, что склад с обнаруженной недостачей является торговым залом и цены соответственно уже другие.

Оприходование товаров

Теперь рассмотрим второй пример. В ходе инвентаризации было выяснено, что вместо отраженных в программе 110 килограмм конфет «Ассорти (комиссионных)» по факту на складе их 150. В таком случае отклонение в инвентаризации будет составлять 40 килограмм.

Так как отклонение произошло в положительную сторону, для его учета необходимо оприходовать излишек. Оприходование так же, как и списание можно создать из самого документа инвентаризации товаров.

Все необходимые поля программа заполнила автоматически, и нам осталось только провести документ. После его проведения количество конфет «Ассорти (комиссионных)» в программе будет совпадать с фактическим количеством на складе.

Видео по оприходованию и списанию товара в 1С 8.3 на основе инвентаризации: