Служебные командировки по украине. Изменения в инструкции о служебных командировках Единый социальный взнос
3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее - командирующая организация).
Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 г. N 490 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".
При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
(см. текст в предыдущей редакции)
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.
При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта.
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.
12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
(см. текст в предыдущей редакции)
13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.
(см. текст в предыдущей редакции)
14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.
(см. текст в предыдущей редакции)
17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
А) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации;
(см. текст в предыдущей редакции)
Б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств.
(см. текст в предыдущей редакции)
18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
19. При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном
Данные изменения вступили в силу с 31.08.2012 г.
Напоминаем: нормы Инструкции № 59 распространяются исключительно на органы власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично финансируемые за бюджетные средства, что неоднократно подтверждалось различными ведомствами (см. , письмо ГНСУ от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).
Вместе с тем в украинском законодательстве отсутствует аналогичный нормативный документ, разработанный для негосударственных предприятий. Как следствие, нормы Инструкции № 59 берутся за основу при разработке положений и инструкций о командировках многими субъектами хозяйствования независимо от формы собственности. Тем более, сами сотрудники ГНС, отвечая на вопросы об организации, оформлении и оплаты командировок, ссылаются именно на нормы Инструкции № 59.
Ниже рассмотрены изменения, которые действуют в правилах оформления, предоставления и оплаты командировок государственных служащих с 31.08.2012 г.
Новая редакция п. 14 Инструкции № 59 призвана привести ее нормы в соответствие с нормами ст. 121 . В частности, теперь в данном пункте указано, что командированному работнику оплата труда не может быть ниже среднего заработка и оплачивается за все рабочие дни по графику, установленному на основном месте работы (в соответствии с условиями, определенными трудовым и коллективным договором). Поскольку ст. 121 КЗоТ в такой редакции действует уже с 13.05.2011 г., указанные корректировки не меняют практических правил оплаты командировок.
Особого внимания всех предприятий заслуживает новая норма, согласно которой даты выбытия и прибытия в транспортных билетах должны совпадать с датами выбытия и прибытия, указанными в приказе о направлении в командировку (п. 8 Инструкции № 59). Несмотря на то что в обязательном порядке это касается исключительно госпредприятий, не исключено, что при проверках органами ГНС возможны требования исключить из расходов возмещение транспортных расходов в случае несовпадения дат в транспортных билетах и приказе о командировке. Хотя, как уже говорилось выше, негосударственные предприятия не обязаны выполнять нормы Инструкции № 59.
Кроме того, введена норма о размере суточных расходов в том случае, если принимающая сторона обеспечивает командированного работника питанием или если стоимость питания включена в счета на наем жилого помещения. В таких случаях суточные определяются в процентах от суммы, определенной в приложении 1 к :
- 80% - при одноразовом питании;
- 55% - при двухразовом питании;
- 35% - при трехразовом питании.
Эта норма касается исключительно госпредприятий. Для прочих субъектов хозяйствования предельные нормы суточных, которые включаются в расходы в налоговом учете и не облагаются НДФЛ, установлены в абз. 4 пп. 140.1.7 .
В Инструкции № 59 исключены пункты, регулирующие предельные сроки командировок для отдельных категорий работников . Вместо детальной расшифровки теперь в п. 1 разд. II (регулирующим сроки командировок в пределах Украины) и в п. 1 разд. III (регулирующим сроки зарубежных командировок) появилось упоминание о том, что общие максимальные сроки командировок не распространяются на случаи, определенные Постановлением № 98. Фактически нормы Инструкции № 59 в предыдущей редакции дублировали нормы Постановления № 98, поэтому в данном вопросе практически ничего не изменилось. Незначительные различия заключаются в следующем:
- утратил силу абз. 7 п. 1 разд. III, согласно которому срок зарубежной командировки работников органов ГНС и органов внутренних дел, направленных на обучение, составлял 90 дней. С 31.08.2012 г. на них распространяются общие правила, т. е. максимальный срок составляет 60 дней;
- с 31.08.2012 г. убрали расхождения между нормами Инструкции № 59 и Постановления № 98 относительно командировок студентов, аспирантов и научных сотрудников (таблица ).
|
Предельный срок командировки |
||
|
Согласно Инструкции № 59 в редакции, действовавшей до 31.08.2012 г. |
Согласно действующему Постановлению № 98 |
|
| Научные и научно-педагогические работники, направленные на стажировку в ВУЗы и научные учреждения Украины |
6 мес. |
по общим правилам |
|
2 мес. |
||
| Научные и научно-педагогические работники, направленные на стажировку в ВУЗы и научные учреждения за рубежом |
6 мес. |
6 мес. (абз. 8 п. 6) |
| в т. ч. аспиранты и докторанты |
2 мес. |
1 год (абз. 8 п. 6) |
| Студенты, направленные на обучение в ВУЗы за рубежом |
по общим правилам |
2 года (абз. 8 п. 6) |
Мария Жадовец
В избранном В избранное
Печать
Вороная Наталья, редактор, Савченко Елена, налоговый эксперт, Ушакова Лилия, эксперт по вопросам оплаты труда, Чернышова Наталья, налоговый эксперт
Июнь, 2018/№ 23
https://сайт/journals/bn/2018/june/issue-23/article-36923.html Скопировать
На поле активной конкурентной борьбы каждое предприятие стремится к наилучшим, постоянно прогрессирующим результатам своей деятельности. В связи с этим субъекты хозяйствования ищут новые рынки сбыта, новых контрагентов, овладевают современными технологиями, улучшают профессиональные навыки своих работников. Очень часто это сопряжено с командированием соответствующих сотрудников в разные города Украины и за границу. В этой Теме недели мы рассмотрим основные организационно-учетные моменты, связанные с командировками.
Базовые знания о командировках
Положение о служебных командировках
Поскольку командировка - это отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, то регулирует их, прежде всего, главный трудовой документ - КЗоТ . Более специальным «командировочным» документом является Инструкция № 59 . А для определения сумм и состава расходов на командировку используется постановление № 98 .
Сумму аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и наем жилого помещения командируемым работником.
Конкретные суммы суточных оговаривают во внутренних локальных актах предприятия. Поэтому рассчитать подлежащую компенсации сумму суточных - проще простого.
С другими расходами несколько сложнее. Заранее определить точную сумму расходов нельзя. Поэтому их компенсируют в сумме, утвержденной руководителем. Безусловно, при этом желательно, чтобы сумма компенсации была сопоставима с ценами на проездные билеты и стоимостью проживания в гостинице. В любом случае после возвращения из командировки работник отчитается об использовании полученных в аванс сумм и вернет остаток неизрасходованных средств, если таковые будут.
Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника . При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например для приобретения проездных билетов (письмо Минфина от 18.10.06 г. № 31-18030-07-25/21780 ).
Существуют два способа выдать аванс :
Наличными денежными средствами из кассы предприятия;
В безналичной форме путем перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Какой из способов выбрать, решает само предприятие. Но имейте в виду: выдавать из кассы наличные на командировку следует по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям .
Эти документы должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером (или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем).
А можно ли отправить работника в командировку без аванса?
Учтите: необеспечение работника авансом контролирующие органы расценивают как нарушение трудового законодательства (см. письма Минфина от 23.07.09 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.13 г. № 998/13/155-13 ). А это грозит работодателю штрафом в размере минимальной заработной платы (на сегодня - 3723 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ .
Кроме того, должностным лицам предприятия и предпринимателям «светит» админштраф согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП . Это от 510 до 1700 грн., а при повторном правонарушении в течение года - от 1700 до 5100 грн.
В то же время налоговики не считают невыдачу аванса небюджетными субъектами хозяйствования нарушением КЗоТ (см. письмо Миндоходов от 03.07.13 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 ). Однако штрафы применяют не они, а потому практиковать невыдачу все же не стоит.
Компенсируем командировочные расходы
Общие вопросы компенсации командировочных расходов
Документальное подтверждение . Первый обязательный документ, который пригодится для возмещения работнику командировочных, - приказ о направлении в командировку .
Но одним приказом, конечно же, не обойтись. Обязательным условием для выплаты работникам компенсации командировочных расходов является наличие оригиналов первичных документов , подтверждающих затраты на оплату предоставленных услуг (выполненных работ), приобретение товаров. Причем для расходов на проезд, проживание и других командировочных расходов первичные документы подтверждают, в первую очередь, тот факт, что такие расходы были понесены, а также дают информацию об их размере.
Заметим, что у работодателя есть возможность возместить работнику его расходы и без документального подтверждения, но с соответствующим налогообложением.
Для выплаты суточных наличие первичных документов также желательно, но уже не для того, чтобы подтвердить их сумму, а в качестве доказательства самого факта служебной поездки. Такими подтверждающими документами являются приказ о направлении в командировку, билеты, гостиничные счета и др. Подробнее об этом поговорим чуть позже.
Важно! Компенсационные выплаты, не подтвержденные документально, включают в налогооблагаемый доход работников.
А сейчас обратим внимание на важный момент.
Документами, удостоверяющими стоимость понесенных расходов в связи с командировкой в пределах Украины, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ (п. 14 разд. І Инструкции № 59 ). При этом Законом об РРО к расчетным документам, в частности, отнесены кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, а также проездной документ. А вот НКУ в качестве подтверждающих (а не расчетных) документов называет транспортные билеты (в том числе электронные), транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц, страховые полисы и т. д. Каким же образом совместить требования Закона об РРО и НКУ ?
Если подтверждающий документ , названный в НКУ , в то же время является расчетным документом в понимании Закона об РРО , то в этом случае для подтверждения командировочных расходов можно обойтись одним таким документом. Если же тот или иной документ является подтверждающим согласно НКУ , но не считается расчетным с точки зрения Закона об РРО , то в дополнение к нему необходимо предоставить еще и расчетный документ (кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию). Кроме того, факт выплаты денежных средств может подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру.
Если оригиналов подтверждающих документов нет . Здесь все зависит от того, какой конкретно документ был утерян. Если говорить о расчетных документах , то тут приходится сразу признать: ни Закон об РРО , ни Положение № 148 не допускают возможности оформления (выдачи) дубликата документа взамен утраченного оригинала . Категорически против этого и налоговики (категория 109.10 ЗІР ГФСУ ). Так что при потере чека или квитанции к приходному кассовому ордеру безналоговая компенсация затрат работника, увы, невозможна.
Что же касается других подтверждающих документов, то тут за компенсацию можно побороться. Дело в том, что согласно п. 44.5 НКУ в случае утери первичных документов на плательщика возлагается обязанность их восстановить . А «восстановить» оригинал документа можно только в виде дубликата - ведь двух оригиналов быть не может. Значит, НКУ допускает использование дубликата как полноценного первичного документа.
Если подтверждающие документы восстановить не удастся, то компенсировать расходы на командировку все равно можно. Основанием для компенсации расходов будет заявление работника с просьбой компенсировать расходы по причине утери документов.
Заметим, что «бездокументная» компенсация работнику его расходов будет для него дополнительным благом. То есть они будут облагаться НДФЛ по ставке 18 % и ВС по ставке 1,5 %.
Компенсируем суточные расходы
Предельный размер суточных . Суточные расходы представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им связи с командировкой и не подтвержденные документально (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ , .
Ни минимального, ни максимального размера суточных для работников небюджетной сферы действующее законодательство не устанавливает. Но это не означает, что суточные можно вообще не выплачивать.
Ввиду отсутствия иных законодательных актов, определяющих минимальный размер суточных, логично руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию нормативными документами. Например, постановлением № 98 (письмо Минсоцполитики от 21.12.16 г. № 1732/0/101-16/28 ).
ЕСВ с облагаемой суммы суточных не взимается.
Устанавливаем суточные на предприятии . Конкретный размер суточных работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников в пределах Украины и за границу, например, в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.
Устанавливать суточные каждый раз в приказе о направлении работника в командировку считаем неправильным !
Имейте в виду: предельный размер суточных расходов работодатель-небюджетник может установить в единой сумме независимо от того:
Включается ли стоимость питания в счета на оплату проживания в гостинице или в проездные документы;
Обеспечивает ли принимающая сторона в соответствии с условиями приглашения командированного работника бесплатным питанием;
В какую страну командируется работник.
Однако можно сделать иначе: предусмотреть в Положении о служебных командировках уменьшение суточных с учетом всех перечисленных факторов, аналогично нормам суточных расходов для бюджетников, которые определены Инструкцией № 59 и постановлением № 98 .
Кроме того, вполне допустимо при разработке Положения о служебных командировках установить «плавающий» размер суточных. То есть определить, что в зависимости от различных объективных обстоятельств, которые могут возникать в деятельности предприятия (и быть для него значимыми), размер суточных будет разным.
Определяем сумму суточных за время командировки . Суточные расходы на командировку в пределах установленных на предприятии норм выплачивают в расчете за каждый календарный день такой командировки (Инструкция № 59 , п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ ).
При определении продолжительности командировки и размера суточных нужно руководствоваться такими правилами:
1. Количество дней командировки для выплаты суточных определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитывают как два дня (п. 4 разд. ІІ и , письмо Минфина от 22.11.11 г. № 31-07230-16-10/28802 ).
Днем выбытия в командировку является день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника (п. 7 разд. І Инструкции № 59 ). В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника.
Внимание! При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее - следующие сутки.
Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы.
Обратите внимание! По мнению Минфина, дата на транспортном билете и дата выбытия (возвращения) работника согласно приказу о направлении в командировку должны совпадать (абзац второй п. 7 разд. І Инструкции № 59 ). Исключение разрешается делать только для случаев, когда работник задержался в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни. Однако и тогда Инструкция № 59 запрещает возмещать работнику суточные.
2. Суточные выплачивают за каждый день командировки, включая выходные, праздничные и нерабочие дни, а также время пребывания в пути вместе с вынужденными остановками (п. 4 разд. II и п. 16 разд. ІІІ Инструкции № 59 ).
3. При командировании работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещают как за полные сутки (абзац третий п. 4 разд. II Инструкции № 59 ). В то же время хозрасчетные предприятия могут в Положении о служебных командировках «урезать» сумму суточных, например, в случае, когда командировка занимает полдня.
4. Если день прибытия из предыдущей командировки и день выбытия в следующую командировку совпадают (являются одним днем), суточные выплачивают за один день (см. письмо Минфина от 20.01.07 г. № 31-18030-07-10/854 ).
Документальное подтверждение суточных расходов . И п. 15 разд. І Инструкции № 59 , и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ определяют суточные как расходы, не требующие специального документального подтверждения . Но вместе с этим положения того же п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ сумму суточных требует определять в случае командировки:
В пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам ;
В страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).
Обращаем внимание: на сегодняшний день даже при служебных поездках в «визовые» страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Разумеется, при условии, что есть другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.). Если же таких документов нет, то отметки в загранпаспорте могут стать для вас спасительной палочкой-выручалочкой.
Если необходимые подтверждающие документы отсутствуют, о необлагаемых суточных можно забыть .
Хотим подчеркнуть, что главным документом для подтверждения размера суточных является приказ о направлении работника в командировку .
Следующее, что вам понадобится, - это первичные документы, которые подтверждают факт пребывания работника в месте командировки, а именно: транспортные билеты, счета, полученные из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника и т. п.
А как быть, если работник в «украинской» командировке не осуществлял никаких командировочных расходов и, как следствие, у него нет перечисленных документов?
Минфин считает, что в этом случае сумму суточных можно определить только на основании приказа (см. письмо Минфина от 04.05.11 г. № 31-07230-16-25/11433 ).
Несколько иначе к этому вопросу подходят налоговики. Они в такой ситуации хотят видеть также первичные документы, удостоверяющие намерения и фактичность осуществления командировки (см. письмо ГНСУ от 18.06.11 г. № 11327/6/15-0516 ). Для этого подойдут любые документы, подтверждающие связь служебной поездки с хозяйственной деятельностью предприятия.
Компенсируем расходы на проезд
Расходы, которые можно компенсировать . Согласно п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 , при условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости :
Проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов;
Проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
Расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки.
Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) - маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия .
Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута - условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59 ;
Расходов на перевозку багажа;
Пользования постельными принадлежностями в поездах;
Бронирования транспортных билетов;
Страховых платежей на транспорте.
Все перечисленные нами расходы вы смело можете компенсировать своим работникам . При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при соблюдении главного условия - факт их осуществления подтвержден соответствующими первичными документами .
Учтите: расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в налогооблагаемый доход работника.
Какие еще затраты может понадобиться компенсировать командированному работнику, и решим, можно ли их возмещать (см. табл. 2).
Таблица 2. Особенности возмещения некоторых транспортных расходов
| Вид расходов | Возмещать / не возмещать |
| Расходы на проезд в метро | Если при приобретении проездного документа (жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов - нет и необлагаемой компенсации. Поэтому рекомендуем заранее предупреждать командированного работника о «коварности» расходов на метро. И пусть он самостоятельно решает, пользоваться ли ему в командировке услугами метрополитена (расходы по которым не будут компенсированы (1)) или же отдать предпочтение другим видам городского транспорта, проезд в которых может быть подтвержден документально. А вот при наличии документов, подтверждающих расходы на проезд в метро (например, карточка для проезда в метрополитене пополнялась работником через автомат, который выдает фискальные чеки), предприятие имеет полное право на компенсацию таких расходов |
| Расходы на проезд в такси | |
| Расходы на маршрутное такси | Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и ВС. Ведь маршрутное такси - это вид транспорта общего пользования (письмо ГНАУ от 12.07.06 г. № 13098/7/15-0317 ) |
| Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ» | Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально (письмо ГФСУ от 01.09.17 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК ). Естественно, для подстраховки не лишним будет заручиться индивидуальной налоговой консультацией по этому вопросу |
| Расходы на оплату пользования услугами: |
|
| . камеры хранения | Право налогоплательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов налогоплательщика, выводы того письма можно распространить на НДФЛ и ВС. Но учтите: все эти затраты работника должны быть подтверждены документально . То есть к авансовому отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг |
| . платного зала ожидания |
|
| . сервисных центров по приобретению билетов |
|
| Расходы при возврате транспортного билета | Расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, удостоверяющие стоимость этих расходов (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59 ): Для железнодорожных билетов - это вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы (п. 21.2 Порядка № 331/137 ); Для электронного проездного/перевозочного документа - электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137 ); Для билетов на автобус - документы на возврат либо письмо (акт, справка) о возврате проездного документа ; Для авиабилетов (в том числе электронных) - письмо (акт, справка) о возврате авиабилета , составленное компанией-продавцом. Заметим также, что налоговики не возражают против компенсации работнику комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа (см. письмо ГНСУ от 06.03.12 г. № 3268/5/15-1416 ) |
| (1) В таком случае они могут быть покрыты за счет суточных, если размер суточных это позволяет. |
|
Еще один важный вопрос: возмещать ли транспортные расходы, если работник задержался в командировке без уважительных причин?
За дни «неуважительной» задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы (абзац трет ий п. 10 разд. II и абзац пятый п. 4 разд. III Инструкции № 59 ).
В то же время расходы на проезд, по нашему мнению, должны быть компенсированы работнику независимо от причины несовпадения дат, указанных в транспортных билетах и в приказе на командировку (абзац четвертый п. 7 разд. І Инструкции № 59 ).
Документальное подтверждение расходов на проезд . Для подтверждения расходов на проезд (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ , п. 4 ст. 9 Закона об РРО ):
Железнодорожным (кроме пригородного) и авиационным транспортом достаточно оригиналов транспортных билетов;
Пригородным железнодорожным транспортом, а также морским и речным транспортом одних транспортных билетов будет мало. Закон об РРО не освобождает субъектов хозяйствования от использования РРО (РК) при продаже таких билетов. А значит, дополнительно необходим кассовый чек (или расчетная квитанция) ;
Автомобильным транспортом подойдут талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью. Если билет не содержит таких реквизитов (или они заполнены от руки), необходим чек РРО или расчетная квитанция (письмо ГФСУ от 01.12.16 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15 ). Исключение - билеты, полученные от предпринимателей-единоналожников групп 2 и 3, которые имеют право не использовать РРО и РК, поскольку их доход не достиг предела в 1 млн грн.
А если приобретались электронные билеты ?
Самолет . Для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета к авансовому отчету работника прилагают :
1) оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, кассовый чек, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета) (категория 109.10 ЗІР ГФСУ ).
Учтите: если командированный работник не предоставит документ, подтверждающий осуществление расчетной операции, но работодатель все же компенсирует ему расходы на проезд, то сумма такой компенсации попадет в налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо (категория 103.17 ЗІР ГФСУ );
2) распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);
3) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира или распечатанный на бумажном носителе электронный посадочный талон, полученный в случае онлайн-регистрации на авиарейс.
Некоторые авиаперевозчики требуют плату за распечатку посадочного талона непосредственно в аэропорту (если пассажир не зарегистрировался онлайн). На наш взгляд, такие расходы тоже должны быть компенсированы предприятием без включения в налогооблагаемый доход работника. Ведь они понесены в связи с командировкой. Главное - подтвердить такие расходы документально.
Поезд. Что касается покупки электронных железнодорожных билетов, то здесь подтвердить расходы работника поможет распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (п. 12 разд. II и п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59 ). В случае если работник дополнительно оплачивал перевозку багажа и/или отдельно заказывал услуги (например, по пользованию комплектом постельного белья или бронированию места), в качестве подтверждающих документов подойдут распечатанные на бумажном носителе перевозочный документ и/или документ на услуги .
Обратите внимание: в случае с электронными ж/д билетами дополнительный документ, подтверждающий их оплату, не нужен (п. 5.6 Порядка № 331/137 ) . Отрадно, что этот факт признают и налоговики (письма ГФСУ от 15.12.16 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15 , от 13.06.16 г. № 12975/10/28-10-01-03-11 , категория 109.10 ЗІР ГФСУ ).
Следовательно, такие затраты не могут быть включены в смету расходов на командировку и компенсированы как командировочные.
Но! Поскольку предприятие использует служебный автомобиль для поездки работника в рамках своей хоздеятельности, затраты на использование транспортного средства считаются расходами на хозяйственные нужды . Значит, одновременно с авансом на командировку предприятие должно выдать работнику подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку и т. д.).
После возвращения из командировки работник отчитывается обо всех понесенных расходах. Причем сумма документально подтвержденных расходов не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица на основании пп. 165.1.11 и 170.9.1 НКУ (ср. 025069200).
Если работник использует в командировке собственный автомобиль, предприятие тоже может возместить «автомобильные» затраты работника. Но учтите: налоговики компенсацию затрат на использование личного автомобиля работника считают его дополнительным благом (категория 103.02 ЗІР ГФСУ ). А значит, с суммы такого дохода необходимо удержать НДФЛ и ВС . Кроме того, на эту сумму придется начислить и ЕСВ как на выплату индивидуального характера, включаемую в фонд оплаты труда (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 , п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 ).
Чтобы избежать налогообложения компенсационных выплат в такой ситуации, предприятие может заключить с собственником автомобиля договор аренды либо договор ссуды транспортного средства.
Компенсируем расходы на проживание
Какие расходы можно компенсировать . Возмещению подлежат фактические расходы на (п. 5 разд. II и п. 7 разд. ІІІ Инструкции № 59 ):
Наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути;
Бронирование места в гостинице (мотеле) в размере, не превышающем 50 % стоимости такого места за одни сутки;
Бытовые услуги, включенные в счета на оплату стоимости проживания (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), но не более 10 % сумм суточных расходов за все дни проживания;
Пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и другие расходы (при условии, что они включены в счета на оплату стоимости проживания).
При этом, как указывает Минфин в письме от 03.02.12 г. № 31-07230-2-6/534 , к категории «другие расходы » относятся прочие предоставленные гостиницей (мотелем) услуги во время проживания командированного работника, которые не вошли в перечень услуг, указанный в Инструкции № 59 и могут быть возмещены в соответствии с законодательством Украины (не запрещены к возмещению).
О возможности компенсации других расходов, связанных с проживанием работника в командировке, см. в табл. 3.
Таблица 3. Компенсация расходов, связанных с наймом жилого помещения
| Вид расходов | Возмещать / не возмещать |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Расходы на питание, стоимость которого включена в счет | Расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов (абзац четвертый п. 5 разд. II и п.п. «д» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59 ). В таком случае при расчете суточных вам придется уменьшать их сумму на стоимость питания, включенную в гостиничный счет. Хотя «обычные» предприятия вправе возмещать своим работникам суточные расходы в полном объеме (письмо ГНСУ от 31.03.12 г. № 5742/6/15-1415 ) |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Расходы на бронирование номера | В отличие от бюджетных учреждений, хозрасчетные предприятия вправе компенсировать работнику расходы на бронирование мест в гостинице в полном объеме. Естественно, при наличии подтверждающих документов. Кроме того, в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ прямо сказано, что такие затраты можно возмещать в их фактическом размере без риска попасть под обложение НДФЛ и ВС |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| «Чаевые», алкоголь, зрелищные мероприятия | А если командированному работнику включили турсбор в счет за проживание? Конечно, по решению руководителя предприятие может компенсировать работнику сумму уплаченного им турсбора. Но в таком случае указанная сумма попадет в доход работника как дополнительное благо с соответствующим налогообложением (категория 103.07 ЗІР ГФСУ ). Налоговый и бухгалтерский учет расходов на командировкуБухгалтерский учетА вот для подтверждения НК по «входному» НДС от стоимости прочих расходов командированного работника нужны НН. Как вариант могут подойти чеки РРО (п.п. «б» п. 201.11 НКУ ). При этом, как мы уже указали ранее, такие чеки должны содержать общую сумму НДС, фискальный номер и ИНН поставщика. Кроме того, в таком случае общая сумма полученных товаров или услуг (без учета НДС) не должна превышать 200 грн. в день . Причем если общая сумма в чеке больше, то, по мнению налоговиков (см. консультацию в категории 101.23 ЗІР ГФСУ ), НК по нему нельзя отражать даже в пределах разрешенной суммы . Интересный момент. В случае, когда подотчетное лицо привозит из командировки несколько кассовых чеков с разными датами, в НК разрешается отразить НДС по чекам на сумму 200 грн. за каждый день пребывания лица в командировке , а не в целом по Отчету (категория 101.13 ЗІР ГФСУ ). На какую дату отражать НК по документам - заменителям НН? По мнению налоговиков, - на дату подачи авансового отчета (категория 101.13 ЗІР ГФСУ, письмо ГФСУ от 22.08.17 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК ). Хотя, по нашему мнению, здесь корректнее было бы говорить о дате утверждения Отчета , а не о дате его подачи. Обратите внимание: согласно п. 201.11 НКУ плательщики НДС обязаны вести отдельный реестр документов - заменителей НН. Форма такого документа официально не утверждена, а значит, вести его можно в произвольной форме. И еще один важный момент. Если расходы командированного связаны с нехозяйственной, льготируемой или необъектной деятельностью, придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства по НДС в соответствии с п. 198.5 НКУ . Если определенная категория расходов не упомянута в абзаце втором п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ как необлагаемая, но согласно Положению о служебных командировках компенсируется работодателем, то такую выплату следует облагать НДФЛ и ВС. То же самое касается расходов, которые указаны в упомянутом абзаце, но их осуществление в командировке не подтверждено работником документально . Также под обложение НДФЛ и ВС попадают суточные, выданные командированному работнику сверх предельного размера, регламентированного абзацем пятым п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ . Кроме того, если работник приобрел товары для нужд работодателя за счет собственных средств (денежные средства под отчет не выдавались), то сумму таких средств, возмещаемую ему работодателем за указанные товары, следует обложить НДФЛ (как прочий облагаемый доход) и ВС (письмо ГФСУ от 23.02.18 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК ). Теперь о ЕСВ . С суточными все предельно ясно - их облагать этим взносом не нужно (такая выплата не включена в фонд оплаты труда). А вот в отношении прочих налогооблагаемых командировочных расходов (не обязательных для возмещения работодателем) есть опасение, что фискалы будут рассматривать их как составляющую фонда оплаты труда. Следовательно, эту выплату придется облагать еще и ЕСВ. Теперь давайте закрепим все сказанное на примерах. Пример 1. Заместитель директора предприятия направлен в командировку из г. Харькова в г. Киев. Аванс на командировку выдан в сумме 4000,00 грн. Срок командировки в соответствии с приказом - 3 дня. Согласно Положению о служебных командировках суточные при направлении в командировку в г. Киев выплачиваются в размере 380,00 грн. в день. После возвращения из командировки работник составил Отчет и предоставил документы, подтверждающие понесенные им расходы: . железнодорожные билеты до г. Киева и обратно стоимостью 265,65 грн. каждый (в том числе НДС - 44,23 грн.); . счет гостиницы и кассовый чек на оплату услуг проживания в сумме 2700,00 грн. (в том числе НДС - 450,00 грн.). На основании приказа о командировке и Положения о служебных командировках сумма суточных расходов составила 1140,00 грн. (3 дн. х 380,00 грн./дн.). Общая сумма командировочных расходов - 4371,30 грн. Отчет подан своевременно и утвержден в полной сумме. Как такие командировочные расходы отразить в учете предприятия, вы можете увидеть в табл. 4. Таблица 4. Учет «сверхнеоблагаемых» суточных
Учет операций с применением платежных карточекДля операций по КПК предприятия могут либо открыть отдельный дополнительный текущий счет в банке, либо использовать имеющийся, расширив его возможности. На практике предприятия чаще всего выбирают первый вариант. При таком подходе денежные средства в национальной валюте, перечисленные на карточный счет (2605), логично учитывать на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте». Важно! При осуществлении платежей с использованием электронных платежных средств дата фактического списания средств со счета не всегда совпадает с датой осуществления операции. В связи с этим в учете имеет смысл разделять суммы, заблокированные на текущих счетах предприятия, и денежные средства, доступные для использования. Для этого можно ввести дополнительные субсчета к субсчету 313, например: 313/1 «Денежные средства, доступные для использования с применением КПК» и 313/2 «Денежные средства, заблокированные в результате операций с КПК». Еще один момент. На наш взгляд, отражать получение работником средств наиболее логично на дату снятия наличных в банкомате или осуществления им безналичных расчетов с использованием КПК. А теперь рассмотрим порядок отражения операций с применением платежных карточек на примере. Пример 2. Менеджер по сбыту находился в командировке с 16.05.18 г. по 18.05.18 г. На картсчет 11.05.18 г. была перечислена сумма 4500,00 грн. В этот же день работнику выдана КПК. Денежные средства в сумме 2000,00 грн. сняты работником наличными в банкомате 14.05.18 г. с уплатой комиссии в размере 20,00 грн. Средства списаны со счета предприятия 15.05.18 г. Кроме того, с применением КПК через платежный терминал 16.05.18 г. была оплачена стоимость проживания в гостинице в размере 1290,00 грн. Средства списаны с картсчета 17.05.18 г. 22.05.18 г. работником составлен Отчет, который был утвержден в тот же день в сумме 2944,96 грн. (в том числе НДС - 304,58 грн.) с учетом суточных в размере 1116,90 грн. (372,30 грн./дн. * х 3 дн.). * Размер суточных по Украине согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии. Учет операций с использованием КПК представим в табл. 5. Таблица 5. Использование КПК при командировке в пределах Украины
Документы Темы неделиЗакон об отпусках - Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР. Закон № 85/96 - Закон Украины «О страховании» от 07.03.96 г. № 85/96-ВР. Закон № 324/95 - Закон Украины «О туризме» от 15.09.95 г. № 324/95-ВР. Указ № 436 - Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95. Инструкция № 5 - Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. Инструкция № 291 - Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291. Инструкция № 449 - Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.15 г. № 449. Положение № 137 - Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.05 г. № 137 (утратило силу). Положение № 148 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148. Порядок № 331/137 - Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137. Постановление № 98 - постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.11 г. № 98. Правила № 19 - Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные приказом Гостурадминистрации от 16.03.04 г. № 19. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Командировки на предприятии — явление довольно частое. Бухгалтеру важно знать, какие документы нужно запросить у командированного работника по возвращении и как безошибочно отразить в учете все понесенные расходы. В 2017 году изменится порядок налогообложения суточных. В данной статье расскажем о грядущих переменах и правилах учета командировок в 2017 году.
Обязательные документы при оформлении командировки
С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.
Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.
Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:
1. Письменное решение директора (например, приказ).
2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.
Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.
Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.
Командировочные расходы и отчет по ним
Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.
Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):
- суточные;
- затраты на проезд;
- проживание;
- прочие обоснованные расходы.
Суточные по-новому
Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.
Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.
На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.
С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.
Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 - 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Затраты на проезд
Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).
Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.
При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.
При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.
Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.
Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
Затраты на проживание
Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.
Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.
Прочие расходы
Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.
Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.
Выполнение работниками трудовых обязанностей может сопровождаться командировками – именно им посвящен этот материал. В нем рассмотрен порядок документального оформления командировки.
Общие положения
Так, командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок.
В свою очередь, не являются командировкой служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной характер.
Вопросы, связанные с командировками, регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.
Как правило, при разработке и утверждении положений, регламентирующих вопросы направления и пребывания в командировке, за основу берутся нормы , несмотря на то что нормы этой Инструкции регламентируют вопросы служебных командировок для работников предприятий, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств.
Законодательством установлены ограничения на привлечение к командировкам отдельных категорий работников. Так, запрещается направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (). Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, направляются в командировку исключительно по их согласию ().
На откомандированного распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.
Если прибытие или отбытие откомандированного приходится на выходной день, работнику предоставляется другой день отдыха.
Если работник специально командируется для выполнения служебных обязанностей в выходной, праздничный или нерабочий день, работа в эти дни компенсируется по общему правилу, установленному трудовым законодательством.
Срок командировки
Срок командировки определяется работодателем и фиксируется в приказе о направлении в командировку. При этом срок командировки, как по Украине, так и за границу не может превышать максимально установленный.
Так, общая норма командировки в пределах Украины для работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, не может превышать 30 календарных дней, кроме случаев, определенных нормами и .
Общая норма командировки за границу для работников предприятий всех форм собственности не может превышать 60 календарных дней, определенных нормами и .
Количество дней командировки определяется с учетом дней отбытия и прибытия (для работников бюджетной сферы это закреплено в ).
Днем отбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы откомандированного, а днем прибытия – соответственно день прибытия транспортного средства. Если станция отправления находится за пределами населенного пункта, где работает откомандированный, в срок командировки включается время, необходимое для проезда до этой станции. Аналогично, с учетом проезда от станции прибытия, определяется день прибытия откомандированного к месту постоянной работы. Для работников бюджетной сферы даты отбытия и прибытия в транспортных билетах должны совпадать с датами отбытия и прибытия, указанными в приказе о направлении в командировку.
Если временная нетрудоспособность наступает в период командировки, то дни нетрудоспособности в срок командировки не включаются. При этом больничные за период временной нетрудоспособности выплачиваются на общих основаниях ().
Заграничные командировки
В целом командировки за границу осуществляются по тем же принципам, что и внутреннеукраинские, за исключением некоторых особенностей.
Вопросы, связанные с командировками за границу, также регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.
Направление работника в заграничную командировку осуществляется на основании приказа работодателя, который, в свою очередь, составляется после утверждения задания с указанием в нем цели выезда, сроков и условий пребывания за границей, сметы расходов (для работников бюджетной сферы это закреплено в ).
Цель командировки
Как правило, работники направляются в командировку с определенной целью. Эти цели фиксируются в приказе о направлении в командировку. Целью поездки может быть выполнение служебного задания или доверенность работодателя. Например, заключение договора, исследование образцов продукции, которую планируется приобрести, освоение новых технологий или обмен опытом с контрагентами, повышение профессионального уровня, посещение мероприятий, связанных с хозяйственной деятельностью предприятий, приобретение товарно-материальных ценностей и т. д.
Оформление командировки
Направление в командировку оформляется приказом руководителя. Кроме обязательных реквизитов (дата и место составления, подписи и т. п.), в приказе указываются цель поездки, маршрут и срок командировки (например, для работников бюджетной сферы предусмотрен ), установлен размер суточных расходов.
В приказе могут фиксироваться и другие положения. Например, конкретный размер повышенной нормы суточных расходов или, наоборот, ограничение на расходы, проведение или посещение какого-либо мероприятия, дополнительные задания и т. д.
Факт направления в командировку фиксируется соответствующей записью в журнале регистрации командировок. Для работников бюджетной сферы форма журнала приведена в приложении к .
Направленному в командировку работнику выдается аванс ().
Все изменения, связанные с командировкой, оформляются приказом или распоряжением работодателя вне зависимости от того, на какой стадии командировки они происходят.
Каждый из таких приказов, кроме обязательных реквизитов, должен содержать сведения о причинах изменений и о сроках, а также ссылку на первоначальный приказ о командировке.
Также, в зависимости от правил ведения документооборота на предприятии, отмена командировки может быть оформлена приказом, которым первоначальный приказ о направлении в командировку признается утратившим силу.
Как правило, продолжение командировки осуществляется по решению работодателя, принятому после возвращения работника из командировки на основании его объяснений и представления подтверждающих документов.
Возвращение из командировки
Для окончательного расчета работник составляет авансовый отчет (отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет), к которому прилагаются оригиналы документов, подтверждающих понесенные расходы.
В зависимости от целей поездки от работника может понадобиться составление внутренней отчетности. Например, отчета о проведенных переговорах, о посещении конференции, о проведении исследований образцов товара и т. п.
Также о командировке можно узнать из материалов издания "БУХГАЛТЕР&ЗАКОН" .
